中小企業のBCP 優先すべき順位は？
災害やトラブルへの備えとして欠かせないBCP（事業継続計画）ですが、中小企業では「マニュアル（ルール）を定めただけで活動につながっていない」や「マニュアルの内容が大企業を真似ただけで身の丈に合っていない」といったケースを耳にします。
大企業と中小企業では社員数や組織規模（事業所数や事業エリア等）が異なるため、押さえるべきポイントや備えの優先順位が異なります。
まずBCPでの大企業と中小企業の違いをご紹介します。
災害発生時の対応
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大企業の場合
本社の管理部門を中心に災害対策本部が立ち上がり、被災地以外の事業所が支援や業務の代行に動く。対応作業や連絡を全社的に分担して行う事が可能である。 -
中小企業の場合
被災した地域＝自社の事業エリアとなる事が多く、被災した状態で安否確認（人員の確保）と被害の確認、併せて復旧に向けた取引先への連絡やお客様への連絡を行う必要性がある。
人員や組織体制
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大企業の場合
通常時：後任者の確保が容易である。
（引継ぎやOJTが問題なく行われる）
災害時：BCPの役割ごとに複数名の担当者が確保されている。
（担当者が負傷や安否不明の場合でも代理者が対応できる） -
中小企業の場合
通常時：社員数が限られるため、後任者の育成や確保が困難である。
災害時：1人または少数の担当者に対応が集中し、マンパワー不足がより深刻になる。
このような違いから、中小企業では人員の確保が事業復旧、事業再開のカギとなります。
言い換えますと、いち早く社員（役員やパート、アルバイトも含め）の無事を確認する『安否確認』が中小企業のBCPでは最優先の備えと言えます。
安否確認と似たものとして、上位から下位へと一方向に辿るツリー構造の緊急連絡網や業務連絡ルールを定めている場合もありますが、安否確認として本当に有効でしょうか？
一般的な緊急連絡網のように『本社や上司の指示で、順番に電話やメールで連絡を取る方式』では次のようなリスクやデメリットがあります。
- 安否確認の完了までに時間が掛かる。
- 手作業で集計、報告するため人手や時間が掛かる。
- 夜間や休日（お盆やお正月等）の対応が難しい。
- 伝言ゲームのように確認内容や結果が正しく伝わらない恐れがある。
- 人から人の手動連絡のため途切れた場合、安否確認そのものが破綻する。
改善策として、安否確認を自動化できる安否確認サービス（安否確認システム）の活用をおすすめします。安否確認サービスの選定では、操作や管理がシンプルな『安否確認プライム』がおすすめです。『安否確認プライム』は掲示板機能等が実装されているので日常の業務連絡でも効率化が図れます。
- 氏名、電話番号の登録のみで送信可能（アプリのインストールやEメール登録が不要）
- 地震や津波での自動送信に対応（管理者の操作不要で安否確認を開始）
- 安否回答時にログイン等が不要（安否回答時にID、パスワードが不要で、SMSから素早く回答画面を表示）
- 従業員情報のメンテナンスが簡単（管理者による氏名、電話番号の登録や更新が基本）
中小企業のBCPでは安否確認が重要である事をご説明しましたが、安否確認サービスは導入・設定を済ませて一安心ではなく、3ヶ月や半年ごとの安否確認訓練（送信テスト）が欠かせません。操作がシンプルな安否確認サービスでも、従業員情報が古いままでは安否確認に漏れが発生します。入退職や電話番号の変更などの検知も兼ねて、安否確認訓練を自社の年間スケジュールに組み込み、災害時に役立つBCP、安否確認を維持していただけましたら幸いです。