BLOG - 株式会社エクスリンク

• BCP対策で最初に取り組むべき課題とは
  最初に確認すべきは、従業員の安否確認です。
  従業員の所在や安全状態を確認し、アクションできる状態なのか否かが判断できなければ、速やかに日常業務を再開することはできません。
  従業員の安否をいかに迅速に把握するかが、混乱を最小限に抑え、的確な対応指示に繋がる重要なポイントといえるでしょう。
• 災害時の安否確認はSMSが良い理由
  電話利用の場合

  従業員の安否確認の方法として、電話（音声）を用いた連絡網を設定している場合があります。しかし、災害直後は電話（音声）が繋がりにくくなり、従業員数によっては対応する管理者に非常に大きな負担がかかってしまいます。加えて管理者本人が被災する場合もあります。
  

  Eメールの場合

  Eメールも電話（音声）と同じで災害時にはトラフィック（通信量）が極端に増加するため、サーバー負荷が増大して処理が追いつかず、タイムラグやエラーが発生する恐れが極めて高くなります。 SMS（ショートメール）は電話の信号線を使用するため、輻輳状態になりづらく、災害に強い通信網となっており、 実際に東日本大震災の際にも、最後まで問題なく繋がった実績があります。

  SNS（LINEなど）の場合

  無料もしくは安価なSNSを利用している組織／企業もありますが、プライベートのアカウントを会社に教えたくない従業員や、アプリのインストールを嫌がる従業員も必ず一定数います。また、個人情報保護に関する契約的な内容が弱いことも問題点になります。
  さらに、電話やEメールと同様に、管理者が手作業で集計するという点が大きな問題点になります。
• 安否確認は専用ツールを使ったほうがよい理由
  数年前からBCP対策の一環として、災害時の安否確認をスムーズかつ確実に行う専用ツールが各社からリリースされています。
  専用ツールを利用するメリットについて、エクスリンクの「安否確認プライム」を例にご紹介します。
  1. 「安否確認プライム」は、携帯電話のSMS（ショートメール）を使用して、従業員の安全状況を確認し、従業員と情報の共有を可能にするサービスです。 アドレス変更が多いEメールと比べて、携帯電話番号は変更頻度が低いため、到達率が高い点が大きなメリットです。
  2. 「安否確認プライム」でメッセージ送信する場合、従業員の携帯電話番号を登録しておき、事前に対象者や条件（震度など）を設定しておけば、 災害発生時に自動的に一斉送信することができます（SMSなのでガラケーの従業員でも利用可能です）。
  3. SMSを受信した従業員は、SMS本文に記載のURLを開き、安否などを回答します。回答結果は自動的に集計されるので、 管理画面で事業所・部署ごと、従業員ごとの安否状況を簡単に把握できます。
  4. 「安否確認プライム」ではSMSが従業員に届いたか否か、届かなかった場合の理由（電源OFF・圏外・端末エラー）も確認できます。また、 送信エラーになった従業員や未回答者に、繰り返しメッセージを自動再送信することも可能です。
     ※外国にいる場合でも、国際ローミングで受信可能です
  5. 「安否確認プライム」はWebブラウザーやインターネット接続環境があれば利用できるクラウドサービスです。
     専用アプリをインストールする必要がない ため、ガラケー利用者や、自分の端末にアプリを入れたくない従業員がいても安心です。

「安否確認プライム」はSMS送信に加え、Eメール送信の併用も可能です。
安否確認システムの導入を検討されている企業様の参考になりましたら幸いです。

• 安否確認のメールが迷惑フォルダーに入っていたため確認ができなかった
  Eメールの特性上、迷惑メールの誤検知があります。自動で識別されるため、一斉送信や大量送信のメールを誤って迷惑メールと判断するケースがあります。
  この問題を回避するために頻繁に確認メールを送るサービスがありますが、回数が多い故に逆に危機感が薄れる、迷惑メールと誤検知されやすくなるといった懸念もあります。
  安否確認プライムはSMSでプッシュ送信しますので、迷惑メールフォルダーに格納される比率が極めて低いサービスです。さらにSMS送信では未到達理由（電源OFF・圏外・端末エラー等）を確実に把握することができます。
• フリーメール（GmailやYahooメール）の場合、安否確認のメールが遅れて届いた
  フリーメールはスパム対策や輻輳回避で回線容量を絞る傾向が顕著です。そもそも論ですが、無料サービスに迅速性や確実性を要求することは無理な話で、主力の連絡手段としてはリスクが高いと考えられます。
  安否確認や重要な業務連絡にはフリーメールではなく、SMSのように安定した手段で連絡を行い、後続の連絡等はWeb経由やEメール等を適宜活用するといった使い分けを推奨します。
• 帰省先の能登で被災したが、安否確認対象外となっていたため確認が遅れた
  安否確認プライムは登録した人（社員や生徒）と住所（居住先や勤務先）を紐づけて管理します。地震発生時に地域ごとの震度情報等と個人の住所を照合し、個人単位で安否確認の対象者である、対象者でない、といった処理を行った上で安否確認の発報を行います。
  この場合「全国エリア」が設定できないサービスでは登録された住所以外では発報されませんが、帰省や旅行、出張等への対応には「全国エリア」の設定（大規模災害時は都道府県を問わず安否確認を行うパターン）は必須機能です。
  ※大規模地震の他、豪雨災害や大雪などでも複数の地域で同時に安否確認が必要となるケースが報告されています。
  安否確認プライムは「勤務先」「全国」「居住先」等を自由に複数パターン設定できます。活用例として、経営層や役職者、BCP対応メンバーの場合は、自身の自宅や職場の他に「全国」を設定し、安否確認を災害発生後のBCP対応開始の合図とするケースもあります。
• 余震があるたびに何度も安否確認メールが届いた
  災害時自動送信の機能を備えたシステムは迅速に安否確認をおこなうのに役立ちますが、地震が起きるたびに制限なく自動送信されてしまうシステムだと、受信した側はどれに回答すればよいかわからないなど混乱を生じます。
  安否確認プライムは指定した時間内で連続発生した場合、その時間内は初回のみの送信にするインターバル機能があります。
  また、能登半島地震のようにインターバル中に、指定した条件よりも大きい本震が発生した場合は、この設定を無視して再送信する設定も可能です。
• 既に退職した人に確認メールが届いてしまった
  アプリ利用の安否確認サービスやビジネスツールではスマートフォンにアプリや設定等が残ることが多く、退職時のアプリ削除が行われていない場合は動作してしまう問題を抱えています。
  ※退職時に個人のスマートフォン等にアプリや設定が残ったままとなる事は、個人情報保護や情報セキュリティの観点からもリスクが高いため禁止すべきです。
  また、アプリを利用した安否確認サービスは、いわゆるガラケーから利用できず安否確認のモレを起こしてしまいます。

安否確認プライムはアプリに依存しないサービスでガラケーにも対応しています。

能登半島地震発生から約1ヶ月の期間で寄せられた事例等を元に解説させていただきました。これらの問題点は安否確認サービスの「機能面の対応・非対応」「設定や使い方」の他「通信環境の特性」によるものも含まれています。
皆様の災害対策やBCP対策の参考になりましたら幸いです。

現代社会は電気無しでは立ち行かないと言われています。日本は発電、送電のインフラがある程度安定しているため、電気のストップ：停電の発生が少なく、自然災害の一部とも認識されています。BCP（事業継続計画）や安否確認の観点からも、電力の確保は優先度の高いものとして認識されているかと思います。

BCPや防災の取り組みとして、安否確認システム（安否確認サービスとも呼ばれる安否状況や被害状況の確認システム全般を指します。）を検討したい、調べてみたいという方へ、比較検討のポイントをご紹介します。

安否確認システムを選ぶ際は管理者側（情報発信者側）と安否報告側（従業員側）の両面から検討をお勧めします。

安否確認システム（安否確認サービス等、呼び方は様々です。※１参照）のおさらいとして今回は安否確認システムのメリットをご紹介します。
※メリットの中でご紹介する機能はシステムやサービスによって、対応している・対応していない、がございますので必ず該当するサービスの操作マニュアル等でご確認ください。

昔からの手法として『緊急連絡網』を備えている場合もありますが「（災害時等は通話制限で）電話がつながりにくい。」「連絡が途中で途切れる（連絡がつかない場合もある）」「連絡を回すために時間がかかる」「連絡の内容が不明確や誤っている（口頭での伝言ゲーム）」といった課題も多く、防災訓練やBCP訓練での失敗事例となるケースも少なくありません。
課題解決の糸口として、安否確認システムを導入・活用する企業や団体、学校等でのメリットをまとめてみました。

安否を報告する側（従業員や生徒等）のメリット
・安全を重視し、各自が回答できるタイミングで安否の回答ができる。
※避難中に電話が掛かってきても、電話対応は危険な場合が多い。安全な場所に避難してから回答できる。
・スマートフォンやガラケーから回答できる。（業務PC等は不要）
・災害発生時に自動で通知＋安否確認が届く。（プッシュ通知設定時）

安否を確認する側（会社や団体、学校等）のメリット
・BCP・防災・帰宅困難者の対策として有効。（非常時の連絡手段の確保）
・地震の際など、自動で安否確認が行われる。（プッシュ通知に対応したシステムの場合）
・送達、開封等が確認できる。（SMSを使用するシステムの場合）
・回答の集計やダウンロードができる。（社内報告や検討資料が得られる）
・未回答者への再連絡ができる。（設定した時間経過後に、未回答者へメッセージを発信
・安否確認以外にも、緊急連絡（災害が迫った際の避難や商品の退避等）や業務再開・臨時営業等の一斉連絡ができる。

双方のメリット
・緊急連絡網等で連絡を回す必要がなくなる。
※伝言ゲームの手間や伝わる情報の混乱、連絡が途切れる等のトラブル予防
・電話以外の緊急連絡手段が確保できる。（つながりづらい携帯電話以外の選択肢）
・とりあえず出社というリスクを回避できる。

このように、IT（メッセージの送受信サービス）を利用することで、災害時に不安定になる携帯電話での通話から開放され、スピーディかつ安定した安否確認（情報の伝達）が可能となります。
特にビジネスの分野では、安否の確認後も、安全を確保できた人・出社が可能な人・社屋や事業所にいる人に対して、連絡や指示を出すことも可能な事から、被害状況の確認や業務復旧・業務再開にもプラスになると言われています。（BCP対策での有効性）

※１【参考情報】安否確認ステムの呼び方色々
・安否確認サービス
・安否報告アプリ
・安否情報システム
・安否システム
といった色々な呼び方があります。
安否確認システムは基本的な機能として『事前に登録した社員や生徒に対して、安否を確認するメッセージを送り、回答を受け付ける。』「受け付けた回答を管理者等が確認する。」を持っています。

地震や台風などで被害が発生しますと、防災用品と並んで注目が集まるものに『安否確認システム』があります。
まずは安否確認システムについて、今流行りの「ChatGPT」さんに質問してみました。

【質問】
安否確認システムとは何ですか？

【ChatGPTからの回答】
安否確認システムは、災害や緊急事態が発生した際に、被災者や関係者の安全状況を把握するためのシステムです。主な目的は、被災者の安否情報を素早く収集し、適切な支援や救助活動を行うことです。

安否確認システムは、通信技術やインターネットを活用して実現されることが多いです。一般的な仕組みは、被災者や関係者が登録や登録更新を行い、災害発生時に安否情報を提供します。この情報はデータベースやシステム上で管理され、関係者や救援チームがアクセスできるようになります。救助活動の進捗状況や被災地の情報もシステム上で共有されることがあります。

安否確認システムは、被災者の救助・支援活動を迅速かつ効率的に行うために重要な役割を果たします。また、被災者の家族や友人なども安否情報を把握できるため、安心感を得ることができます。災害時の情報共有と連絡手段として、多くの地域や組織で導入されています。

なかなか詳しい回答が返ってきました。AIの能力も侮れません。
今回は特に条件を指定せずに質問しましたので、企業向け、団体向け、学校向けといった安否確認を利用する側の属性等には踏み込まれていません。

安否確認システムが注目される理由として、よく耳にするものとして次のようなものがあります。

①災害に備えて非常時の連絡手段を持ちたい。
②ＢＣＰ（事業継続計画）やＢＣＭ（事業継続マネジメント）の取り組みで安否確認を行ないたい。
③行政の帰宅困難者対策条例等に対応するため。

①～③について解説します。
①は、災害発生時に普段の連絡手段が使えない場合や、事業所に出勤できない場合等に安否確認や一斉連絡を行なうニーズがあります。
②は、機能面でのニーズは①に近いのですが、事業継続における安否確認には『無事です（被害なしや避難済み）、負傷や被害があります』を伝えるだけでなく、復旧・事業再開の状況確認の側面も持っています。一例として、被害状況の報告、出勤可能者の確認等があります。
③は、東日本大震災以降、東京都をはじめ各地の自治体で帰宅困難者の発生を想定した対策条例等が施行されています。
条例の中には会社、団体側の取り組みとして『一斉帰宅の抑制』『従業員との連絡手段の確保』が盛り込まれています。これにより、災害時に電話（携帯電話網）が繋がりにくい、ネット回線が繋がりにくいといった影響にも考慮した連絡手段として安否確認システムが注目されています。

【参考】帰宅困難者対策条例の概要リーフレット（東京都）
https://www.bousai.metro.tokyo.lg.jp/bousai/1000031/1000939.html

安否確認と言いますと、東日本大震災のような大規模な地震や台風、豪雨災害等が浮かびますが、大規模な交通障害や事故により移動や業務に支障が出る場合、支店や営業所等の営業に支障が出る場合にも活用が可能です。一例として、大雪の際や台風の通過後等に鉄道や航空機の運休、道路網のマヒ等が毎年発生しています。こういった際に電話で個別に連絡を取ることは効率の面でもお勧めできません。

災害の多い日本では、上記のようなニーズが都市部だけでなく全国各地が対象となっています。安否確認システムの導入や活用は防災力アップや事業継続能力のアップに欠かせないと言えます。