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安否確認も自動化の時代です

安否確認システム（安否確認サービス）をご検討中の企業・団体様からのご相談の中で次のような課題をよくお聞きします。

『社員の大半が営業マンで、普段は社外や出張先にいるので災害時の連絡に不安がある』
『業務の関係で勤務中はドライバーとして運転していることが多い』
『客先での作業のため、社員や契約スタッフは出張が多い。他府県で数日～数週間過ごす勤務形態になっている』
『ＢＣＰ（事業継続計画）を策定しているが、夜間や休日等の連絡が取りづらい』

先日の能登半島での地震からは

『帰省中や旅行中に災害が発生した場合の対応を検討したい』
『年末年始やお盆、ゴールデンウイーク等の連休の場合、本社主導の連絡体制が機能しない』

といったご相談も受けております。

一昔前は災害発生時の初動として、社屋近くの駐車場（企業の場合）や校庭（学校の場合）に集合・整列し点呼を取る、といった流れが想定されていましたが、これは『建物内に大半の人がいる企業や団体、学校』の場合で、さらに平日の昼間に限定した条件となります。業種や業界にもよりますが、現実的ではないという事から、従来型の集合～点呼は行わないという企業・団体も増えております。

解決策としては弊社の安否確認システムの「災害時自動送信（地震自動送信／津波自動送信／気象警報自動送信）」が有効です。

弊社の安否確認システム「安否確認プライム」では、エリア（都道府県やさらに細分化した地域）、所属する部署等を絞って送信することも可能です。（細分化したグループごとに、震度や警報の情報と突き合わせ送信を自動判断します）

過去の災害からも、平日や昼間に災害が起こるとは限らない事が知られています。
就業時間外の一例としまして、次のような災害が発生しています。

阪神淡路大震災　朝5時台
大阪北部地震　朝7時台（通勤時間帯）
熊本地震　21時台と1時台に発生（どちらも夜間）
能登半島地震　年末年始休み（正月休み）

※その他、台風や豪雨による洪水等も深夜に発生したケースが多々あります。

さらに送信の自動化は、防災だけでなくBCP（事業継続計画）でも有効とされています。震度や警報等をBCPの発動基準（非常態勢へ移行する基準）として定め、指示や連絡が無くともBCPに沿った対応や避難、臨時業務等に移行することができます。（指示者の不在や連絡途絶による逃げ遅れ等も回避できます）
安否確認システムの災害に連動した自動送信と組み合わせることで、

安否確認の開始（一斉送信～回答の自動集計）
BCP体制への移行の連絡

を一気に実行することが可能になります。

他にも自動化という点では、安否確認システムを活用することで次のような作業も効率化が図れます。

未回答者への自動再送信
災害の連続発生時の送信集約（重複の自動回避）
日時予約による送信
安否回答や報告情報の検索や集計
安否不明者への対応リストの作成（リスト作成用データの出力）

上記のような自動化により、災害発生時に連絡や対応業務が集中しがちな本社や管理部門、BCP対策本部の業務負荷を下げ、経営層への報告内容も正確で詳細なものになります。

安否確認の自動化や高度化を検討する際は、ぜひ高機能型の安否確認システムを採用していただき、24時間365日カバーできる体制をお勧めします。　

防災訓練のステップアップを目指すには（その2）

今回は防災訓練を企画・運営するにあたり、押さえていただきたいポイントをご紹介します。

次のような情報をA4サイズの紙1～2枚程度にまとめ、「計画～当日の進行～記録や改善」を行うとよいでしょう。

想定（訓練シナリオと言われることもあります）

災害想定（例：震度６弱の地震が本社近くで発生、大津波警報が発令）
被害想定（例：停電が発生、本社旧館は損害が大きく利用不可）
※一例ですが、負傷者などはイレギュラー要素として本人にのみ想定を知らせ、訓練スタート後に開示（負傷を申告し対応を求める）といったヒネリも良い刺激となります。
状況想定（例：時間帯、曜日、状況等を想定：繁忙期に発生、日曜夜に発生等）
想定を決める際は、防災マニュアルやBCPの他、自治体が発行するハザードマップ等も参考になります。

事前調整

訓練の目的（例：避難の手順・避難ルートの計画実行・確認、敷地内の安全確認の試行、BCPの最新書類の内容確認）
訓練実施日（例：〇月〇日〇時開始、雨天の場合は◇月◇日に順延）
実施対象の部署や事業所（例：本社全部署＋各事業所の管理部門）
参加者、オブザーバー（観察者・評価者）の設置有無
※人数の面でオブザーバーの設置が難しい場合もありますが、訓練の実施状況を第三者的に確認し、課題や改善につなげるスタイルをお勧めします
訓練用に利用できる備品や設備（例：非常階段を開放して避難を実施、担架を使った搬送を実施、消火栓を使った放水訓練を実施）

訓練後の記録

避難訓練で時間を測るケースはよく見かけますが、それだけでは不十分です。
時間以外にも

発災後対応の不備はないか（例：安否確認のタイミング、報告や指示の責任者や経路、副担当や代替担当者の未設置）
集合場所や避難ルートに問題はないか（例：耐震性の低い建物付近が集合場所となっている、避難ルートに転倒防止されていない什器がある）
持出品や防災用品に不足はないか、使い方等に問題はないか（例：持出品は指定されているが、持ち出し手段や担当が不明確）
次回訓練に向けた変更事項（例：追加シナリオや変更点）
といった評価、確認のポイントもあります。

さらに近年、安否確認のニーズが増えておりますが、安否確認実施後の集計～報告の流れや、安否不明者の発生時（安否確認サービスを導入している場合、回答が無い/宛先エラーとなる等）の対応手順等の確認もぜひ行ってください。

ステップアップ

訓練時に発生した課題点や問題点の改善の他、可能であれば参加者へのアンケートやヒアリングにより改善点を広く集めていただくこともお勧めしております。
筆者の場合は防災士（オブザーバー）として訓練に参加（立ち会う）事が多いので、良い点・悪い点・課題や改善点等を残すよう心がけています。

年間行事として防災訓練が組み込まれている企業や団体様も多いかと思いますが、定例行事としてこなすだけでなく、学びや改善の機会として活用していただけましたら幸いです。

防災訓練のステップアップを目指すには（その1）

自然災害（地震や津波など）への備えとして、防災訓練のニーズが高まっておりますが、防災訓練の実施にお勧めの時期となりました。
気温や環境のリスクが高い真夏と真冬を避けた、春と秋が訓練のベストシーズンです。
この時期はお勧めの時期です。
（季節性の高い災害に対処するため、あえて真夏・真冬に行う訓練もあります）

今回は防災訓練を企画するための予備知識やポイントをご紹介します。

防災訓練のパターン

訓練のパターンを大まかに分類しますと次のようになります。

机上訓練
防災マニュアルや連絡体制表等を使い、会議室や事務所内で実施される訓練です。
書類上の手順確認や対応内容の確認が中心となるため、机上訓練と呼ばれます。
※新型コロナの影響もあり、自治体でも机上訓練のみで実施というケースもあります。
実動訓練
防災訓練としてリアリティもあり、実践的な訓練となります。

防災マニュアル等を使用しつつ、実際に避難を行う（避難訓練）

疑似的なものを含め消火活動を行う（消火訓練）

負傷者役を用意し対応する（搬送訓練・応急処置訓練）

物資や機材を取り扱う（物資運用訓練、物資配布訓練）

停電状態での避難や安全確認・被害確認（停電訓練）　　など

防災マニュアルやBCP等に記載された内容を部分的または全体的に訓練として実行します。
手順等の確認や習熟、機材等の動作確認といった様々な目的を設定しておこないます。
抜き打ち訓練
主に実動訓練のバリエーションとして、事前の連絡や通知なしに突然訓練がスタートするパターンです。あまり日本では行われませんが、業種や業界によっては部署や事業所単位で実施されていると聞きます。訓練というよりは、演習として評価も含めてシビアに行われるそうです。

防災訓練のレベルアップの試み

訓練そのものを真面目に取り組んでおられる企業、団体様は多いのですが、マンネリ化している、情報が古いまま、といったケースも見受けられ、訓練の有効性に疑問を感じることがあります。

訓練のレベルアップを目指し、BCP（事業継続計画）の要素を取り入れ、業務の復旧や代替拠点の立ち上げなどを取り入れますと、ビジネス面でもより強い組織となります。
次のような改善を試みてはいかがでしょうか。

マンネリ化している
改善：シナリオに変化をつける、違うパターンのシナリオを用意する等
災害や被害の想定が７～８年前から変化しておらず、情報が古い
改善：計画段階でハザードマップ等を再確認する等
安否確認の実行練習をしたことがない
改善：安否確認の実行練習をする

従業員の所在や安全状態をどう確認するのかも災害時に混乱を最小限に抑え、的確なアクションをするための重要なポイントと言えます。
防災訓練に安否確認の実行練習を取り入れ、災害発生時に安否を迅速に把握できるようにしておくことも大切です。

弊社の「安否確認プライム」は、携帯電話番号宛にSMS（ショートメール）送信して従業員の安全状況を確認し、従業員と情報共有を可能にするサービスです。
災害はいついかなるときに発生するか予測がつきませんが、スマホやタブレットがあれば場所を選ばずどこからでもSMSを一斉送信でき、従業員の安否状況を管理画面で把握することができます。

地震/津波/特別警報時に安否確認を自動送信させることも可能です。
SMSを受信した従業員は、SMS本文に記載のURLを開き、安否などを回答します。
回答結果は自動集計されるので、管理画面で安否状況を簡単に把握できます。
災害時に迅速に安否状況を把握できるように、テスト送信で模擬訓練（シミュレーション）されることをお勧めします。

介護業界におけるBCP義務項目への対応ポイント

令和3年度介護報酬改定により、BCP（事業継続計画・業務継続計画）の策定や運用が義務化されました（令和6年3月までの義務化前の経過期間が終了しました）。
前回は「介護業界特有の課題」「BCP義務項目」について記載しました。
今回は、「義務づけられている項目についての対応等のポイント」をまとめてみました。

BCP義務項目への対応ポイント

感染症対策等の強化

感染症対策、自然災害対策の両方が義務づけられている（義務ですが、一般的なBCPより範囲が狭まっています）

感染症対策については、昨今の新型コロナウィルスが拡大した時期に実施していた対策を再度実施できるよう、準備を継続することが基本となります。
※季節性インフルエンザやその他の感染症への対策は、普段から何らかの備えを行っているかと思います。部分的な発生ではなく社会や地域レベルでの発生に備えて、規模や体制の拡充をお勧めします。

業務継続に向けた取り組みの強化

計画（ルールや手順）の整備が義務づけられている（BCPでの規程や計画書、マニュアル等）
単純に書類（規程やマニュアル、記録書類）を作って終わりではありません。
平常時の備えとして、書類の整備のほか、責任者や対応担当者の割り当て、連絡体制の整備（安否確認）、防災用品等の備蓄等が必要となります。
災害や感染症の発生時は、ルールに基づいた対応として、スタッフの安否確認、利用者・入所者の安否確認、施設の被害状況の確認、業務の継続・復旧、被害への応急処置や修理の手配、ご家族を含めた関係各所への連絡等々が必要となります。BCPのゴールは（施設等が定める）一定のレベルまで業務が復旧することですので、実際の災害や感染症の発生時は数日～数か月の活動となる場合もあります。
スタッフ向けの研修や教育が義務づけられている
災害や感染症の発生時に実動が求められるので、各事業所のBCPに基づいた研修や教育が望ましいと考えられます。
訓練（シミュレーションを含む）の実施が義務づけられている
こちらも2と同様に各事業所のBCPに基づいた訓練（実際の活動を伴うもの）やシミュレーション（一般的には机上訓練）が望ましいと考えられます。
BCPの観点から、一般的な防火訓練や避難訓練だけでは不十分で、事業の継続や復旧に関わる訓練（施設の安全確認、安否確認、防災用品の利用、インフラの停止状態での業務実施等）が必要と考えられます。

23は、回数は明確に定められていませんが、最低でもそれぞれ年１回は実施する事が求められるレベルとご理解ください。

※診療報酬の年次改定に伴う義務化であることや、年度ごとの管理が監督官庁的に行われている点を鑑みました。

BCPでは、書類やデータを作って終わりではなく、運用が継続して行われることが求められています。運用には上記の研修や訓練が含まれる他、作成済み書類の見直し（対応ルール、担当メンバーや安否確認での連絡先、防災用品の台帳等の内容のメンテナンス）や改善をおこなう事で、より有効なBCPにステップアップできます。

介護業界では平常時からスタッフの不足が問題となっている事もあり、災害や感染症の発生時は『スタッフの安否確認』や『スタッフのシフトやローテーションの調整』が対応のカギとなったというケースもあると聞きます。BCPの対策として、災害や感染症に目を向けるだけでなく、スタッフの確保や調整も組み込んでいただくのが望ましいと思われます。

エクスリンクの「安否確認プライム」は、災害時に対象者の安否確認をスムーズかつ確実に行えるツールで、介護施設への導入実績も多数あります。ガラケーにも対応できるSMS（ショートメール）送信で簡単に安否確認ができるので、ITに不慣れな方がいても安心です。安否確認システムの導入を検討されている施設様はご検討いただけると幸いです。

介護業界におけるBCP義務化について

近年の自然災害や感染症拡大等の社会情勢から、令和3年度介護報酬改定により、BCP（事業継続計画・業務継続計画）の策定や運用が義務化されました（令和6年3月までの3年間は義務化前の経過期間とされていましたが、終了しました）。

BCP（事業継続計画・業務継続計画）は、災害の多い日本では業種業界を問わず監督官庁等から策定が求められており、介護業界では厚生労働省や全国の自治体から働きかけが行われております。しかし一般的な企業や団体向けのBCPとは異なる点もあり、苦戦しているという声も耳にします。

介護業界特有の課題

介護業界では次のような課題があり、一般的なBCPよりもハードルが高いとも言われます。

避難等の移動が困難な利用者、入所者が多い
自力で災害や感染症への備えをおこなえる利用者、入所者が限られる（ゼロの場合もある）
（主に高齢者施設では）施設内で生活する入所者へのサービスは停止できない（事業停止の回避が必須）
サービスの停止や低下が、利用者／入所者の健康や生命に関わることがある（施設による保護や安全確保が求められる）

BCP義務項目

厚生労働省から求められている「感染症や災害への対応力強化」（いわゆるBCP義務化）では、概略として次のような事が求められています。

感染症対策の強化【対象：全サービス事業者】
委員会の開催、指針の整備、研修の実施、訓練（シミュレーション）の実施等が義務づけられています。
業務継続に向けた取り組みの強化【対象：全サービス事業者】
災害や感染症が発生した場合の業務継続に向けた計画等の策定、研修の実施、訓練（シミュレーション）の実施等が義務づけられています。
地域と連携した災害対応の強化【対象：通所系サービス、短期入所系サービス、特定、施設系サービス事業者】
災害への対応や備えの面で、訓練において地域住民との連携に努めなければならないとされています（努力目標と解釈できます）。

介護業界では平常時からスタッフの不足が問題となっている事もあり、災害や感染症の発生時は『スタッフの安否確認』や『スタッフのシフトやローテーションの調整』が対応のカギとなったというケースもあると聞きます。
BCPの対策として、災害や感染症に目を向けるだけでなく、スタッフの確保や調整も組み込んでいただくのが望ましいと思われます。

厚生労働省の参考資料

BCP以外にも改定事項がございますので、関係する業界の方はぜひご覧ください。

【参考】令和３年度介護報酬改定について（厚生労働省）
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000188411_00034.html

なぜ安否確認は専用ツールかつSMS（ショートメール）を使うほうがよいのか

我々は日本に住んでいる限り、台風・地震・津波などの自然災害被害を回避することはできません。
災害時には事業所や従業員の被災、ライフラインの途絶などによって、業務の継続が困難になることが想定されます。
たとえ少人数の組織であっても、災害や事故の事態に備えて事業継続計画（BCP）を策定しておくことが、従業員を守り、事業の早期復旧／継続を可能にすることに繋がります。
BCP対策で最初に取り組むべき課題である「災害時の従業員との連絡体制」について、なぜ「専用ツールかつSMS送信を使うべき」かについて解説していきます。

BCP対策で最初に取り組むべき課題とは
最初に確認すべきは、従業員の安否確認です。
従業員の所在や安全状態を確認し、アクションできる状態なのか否かが判断できなければ、速やかに日常業務を再開することはできません。
従業員の安否をいかに迅速に把握するかが、混乱を最小限に抑え、的確な対応指示に繋がる重要なポイントといえるでしょう。
災害時の安否確認はSMSが良い理由

電話利用の場合
従業員の安否確認の方法として、電話（音声）を用いた連絡網を設定している場合があります。しかし、災害直後は電話（音声）が繋がりにくくなり、従業員数によっては対応する管理者に非常に大きな負担がかかってしまいます。加えて管理者本人が被災する場合もあります。

Eメールの場合
Eメールも電話（音声）と同じで災害時にはトラフィック（通信量）が極端に増加するため、サーバー負荷が増大して処理が追いつかず、タイムラグやエラーが発生する恐れが極めて高くなります。 SMS（ショートメール）は電話の信号線を使用するため、輻輳状態になりづらく、災害に強い通信網となっており、実際に東日本大震災の際にも、最後まで問題なく繋がった実績があります。
SNS（LINEなど）の場合
無料もしくは安価なSNSを利用している組織／企業もありますが、プライベートのアカウントを会社に教えたくない従業員や、アプリのインストールを嫌がる従業員も必ず一定数います。また、個人情報保護に関する契約的な内容が弱いことも問題点になります。
さらに、電話やEメールと同様に、管理者が手作業で集計するという点が大きな問題点になります。
安否確認は専用ツールを使ったほうがよい理由
数年前からBCP対策の一環として、災害時の安否確認をスムーズかつ確実に行う専用ツールが各社からリリースされています。
専用ツールを利用するメリットについて、エクスリンクの「安否確認プライム」を例にご紹介します。
1. 「安否確認プライム」は、携帯電話のSMS（ショートメール）を使用して、従業員の安全状況を確認し、従業員と情報の共有を可能にするサービスです。アドレス変更が多いEメールと比べて、携帯電話番号は変更頻度が低いため、到達率が高い点が大きなメリットです。
2. 「安否確認プライム」でメッセージ送信する場合、従業員の携帯電話番号を登録しておき、事前に対象者や条件（震度など）を設定しておけば、災害発生時に自動的に一斉送信することができます（SMSなのでガラケーの従業員でも利用可能です）。
3. SMSを受信した従業員は、SMS本文に記載のURLを開き、安否などを回答します。回答結果は自動的に集計されるので、管理画面で事業所・部署ごと、従業員ごとの安否状況を簡単に把握できます。
4. 「安否確認プライム」ではSMSが従業員に届いたか否か、届かなかった場合の理由（電源OFF・圏外・端末エラー）も確認できます。また、送信エラーになった従業員や未回答者に、繰り返しメッセージを自動再送信することも可能です。
  ※外国にいる場合でも、国際ローミングで受信可能です
5. 「安否確認プライム」はWebブラウザーやインターネット接続環境があれば利用できるクラウドサービスです。
  専用アプリをインストールする必要がないため、ガラケー利用者や、自分の端末にアプリを入れたくない従業員がいても安心です。

「安否確認プライム」はSMS送信に加え、Eメール送信の併用も可能です。
安否確認システムの導入を検討されている企業様の参考になりましたら幸いです。

能登半島地震から学ぶ安否確認サービスの問題点と解説

先ずは、この度の能登半島地震により亡くなられた方々のご冥福をお祈りし、ご遺族の皆様にお悔やみを申し上げます。また、被災された皆様に心からお見舞い申し上げ、皆様の安全と被災地の一日も早い復興を心よりお祈り申し上げます。

能登半島地震により、弊社にも多くの一般企業や医療機関から安否確認サービスに関するお問合せを頂戴致しました。なかには既に他社安否確認サービスを導入しているにも関わらず上手く対応できなかった組織もあり、それらの問題点を以下にまとめてみました。

安否確認のメールが迷惑フォルダーに入っていたため確認ができなかった
Eメールの特性上、迷惑メールの誤検知があります。自動で識別されるため、一斉送信や大量送信のメールを誤って迷惑メールと判断するケースがあります。
この問題を回避するために頻繁に確認メールを送るサービスがありますが、回数が多い故に逆に危機感が薄れる、迷惑メールと誤検知されやすくなるといった懸念もあります。
安否確認プライムはSMSでプッシュ送信しますので、迷惑メールフォルダーに格納される比率が極めて低いサービスです。さらにSMS送信では未到達理由（電源OFF・圏外・端末エラー等）を確実に把握することができます。
フリーメール（GmailやYahooメール）の場合、安否確認のメールが遅れて届いた
フリーメールはスパム対策や輻輳回避で回線容量を絞る傾向が顕著です。そもそも論ですが、無料サービスに迅速性や確実性を要求することは無理な話で、主力の連絡手段としてはリスクが高いと考えられます。
安否確認や重要な業務連絡にはフリーメールではなく、SMSのように安定した手段で連絡を行い、後続の連絡等はWeb経由やEメール等を適宜活用するといった使い分けを推奨します。
帰省先の能登で被災したが、安否確認対象外となっていたため確認が遅れた
安否確認プライムは登録した人（社員や生徒）と住所（居住先や勤務先）を紐づけて管理します。地震発生時に地域ごとの震度情報等と個人の住所を照合し、個人単位で安否確認の対象者である、対象者でない、といった処理を行った上で安否確認の発報を行います。
この場合「全国エリア」が設定できないサービスでは登録された住所以外では発報されませんが、帰省や旅行、出張等への対応には「全国エリア」の設定（大規模災害時は都道府県を問わず安否確認を行うパターン）は必須機能です。
※大規模地震の他、豪雨災害や大雪などでも複数の地域で同時に安否確認が必要となるケースが報告されています。

安否確認プライムは「勤務先」「全国」「居住先」等を自由に複数パターン設定できます。活用例として、経営層や役職者、BCP対応メンバーの場合は、自身の自宅や職場の他に「全国」を設定し、安否確認を災害発生後のBCP対応開始の合図とするケースもあります。
余震があるたびに何度も安否確認メールが届いた
災害時自動送信の機能を備えたシステムは迅速に安否確認をおこなうのに役立ちますが、地震が起きるたびに制限なく自動送信されてしまうシステムだと、受信した側はどれに回答すればよいかわからないなど混乱を生じます。
安否確認プライムは指定した時間内で連続発生した場合、その時間内は初回のみの送信にするインターバル機能があります。
また、能登半島地震のようにインターバル中に、指定した条件よりも大きい本震が発生した場合は、この設定を無視して再送信する設定も可能です。
既に退職した人に確認メールが届いてしまった
アプリ利用の安否確認サービスやビジネスツールではスマートフォンにアプリや設定等が残ることが多く、退職時のアプリ削除が行われていない場合は動作してしまう問題を抱えています。
※退職時に個人のスマートフォン等にアプリや設定が残ったままとなる事は、個人情報保護や情報セキュリティの観点からもリスクが高いため禁止すべきです。
また、アプリを利用した安否確認サービスは、いわゆるガラケーから利用できず安否確認のモレを起こしてしまいます。

安否確認プライムはアプリに依存しないサービスでガラケーにも対応しています。

能登半島地震発生から約1ヶ月の期間で寄せられた事例等を元に解説させていただきました。これらの問題点は安否確認サービスの「機能面の対応・非対応」「設定や使い方」の他「通信環境の特性」によるものも含まれています。
皆様の災害対策やBCP対策の参考になりましたら幸いです。

震災後の安否確認システムの再確認

年明けの大きなニュースの一つ、元旦に「令和6年能登半島地震」が発生し、今なお地震活動が続く状況が続いています。
被災された皆様へ、心よりお見舞い申し上げます。

今回は安否確認システム（安否確認サービス）を導入済みの企業・団体組織に向けて、地震発生後にぜひチェックしていただきたい確認ポイントをご案内いたします。

地震・津波による自動送信（自動発報）に対応しているシステムの場合

安否確認が自動発報で行われたか？
震度・警報等の数値設定は適切だったか？
余震に対して過剰な繰り返し発報をすることで混乱は発生しなかったか？
実家に里帰りなどで北陸地方に滞在中のメンバーの安否は確認できたか？

実際に安否確認のメッセージが送信された場合

先ず、発報されなかった場合は『実行されていない理由』を必ず確認する。
災害のエリア設定や震度や津波設定に問題はなかったか？
安否確認の送信エラーが発生していないか？
宛先情報や設定条件に問題があればエラーとなるので、速やかな修正が必要です。
送達確認や送信エラーの集計がされていればベストです。
受信端末の迷惑メールフォルダ対策は十分であったか？
確認メッセージに対して返信や回答がどの程度返ってきたか。（返信率の確認）
返信率が低い場合では、日常の訓練不足や迷惑フォルダ問題はありませんか？
確認された安否の情報を報告したか。
返信情報を集計／出力し、組織内の誰に報告し、どのような活動に活かしたか？
安否不明者の継続確認を実施したか？
未回答者への再送信や絞り込みの送信機能はあったのか？

上記のような確認に対して、一般的には安否確認システムの管理者権限を持つユーザ（メッセージ送信の設定や実行権限を持つ、危機管理部門や人事・総務部門または部門や事業所の責任者等）であれば実行可能です。

安否確認を回答する側、回答を受ける側双方の課題点を把握し、併せて対応していない（実装していない）機能等も確実に把握していただければと思います。
さらに、BCP（事業継続計画）や災害等の緊急時対応として安否確認訓練を行っている場合、今後の訓練内容の改善にも役立つかと思います。

電気を手に入れる手段も多様化の時代です。（BCP対策における電源確保手段）

現代社会は電気無しでは立ち行かないと言われています。日本は発電、送電のインフラがある程度安定しているため、電気のストップ：停電の発生が少なく、自然災害の一部とも認識されています。BCP（事業継続計画）や安否確認の観点からも、電力の確保は優先度の高いものとして認識されているかと思います。

電気が無い場合

PC、スマートフォン、サーバーといった情報機器が使えない
情報機器に加え、複合機や電話といった通信機器も使えない
建物内の照明、空調が使えない
水道やエレベーターが使えず、建物内での活動に支障が出る

といった問題が発生し、BCP対策も成り立ちません。

今回ご紹介する、停電への備えによってBCP関連の全てが解決するわけではありませんが、最低限の情報機器の利用や通信ができれば、組織（会社や団体、学校等）の復旧活動がよりスムーズに進むかと思います。

停電への備えと言いますと、一昔前は自家発電設備かエンジン式の発電機（可搬型の発電機）が主流でした。自家発電設備はハードルが高く、エンジン式発電機が比較的手軽と言われていました。とはいえ、発電機の利用には、本体を購入するだけでなく、燃料（ガソリン・ガス缶・ガスボンベ等）やエンジンオイルの準備が必要で、さらに

燃料やオイルを含めた管理が煩雑（点検、交換、本体のメンテナンス）
稼働できる場所が屋外に限定される（排気ガスの問題）

といった課題も多く、導入をためらう意見もちらほら耳にします。

近年では技術が大きく進歩し、新しい選択肢（機器や設備）が登場しています。規模の大きいもの（電力の大きいもの）からご紹介しますと、次のようなものがあります。

蓄電設備
建物等に大容量のバッテリーを設置し、停電時はバッテリーから給電します。
ソーラー発電と組み合わせることで長期間の稼働が可能な物も登場しています。
自動車からの給電
主にハイブリッド車や電気自動車等から給電します。　移動できる簡易給電設備として、家電や情報機器を少量稼働させるレベルでは実用的となっています。
社用車を給電可能なハイブリッド車に入れ替えるケースも増えており、BCPの分野でも注目されています。
ポータブル電源
ここ数年で普及が進んだもので、持ち運び可能な蓄電池といえます。
手提げカバンのようなサイズで、主にノートPCやスマートフォンの充電、ちょっとした家電の稼働が可能です。　常時スタンバイで停電時に動作するものなど、BCPでの活用に向いた製品もあります。
モバイルバッテリー
スマートフォンのお供として個人用でも普及しています。
大型の物であれば、ノートPCの充電やスマートフォン複数台（複数回）の充電も可能です。普段は通常業務や出張等で利用し、災害時は会社で回収しBCP用として再配分するといった利用シーンが想定されます。
ポータブル型の手回し発電やソーラーパネル
手回し発電機やポータブル型のソーラーパネルも販売されていますが、現在の技術では発電量が小さくビジネス向けには実用的ではありません。

このように、電気を確保する、というだけでも複数の手段があるため「わが社では、どうしても〇〇に電気が必要」といった利用機器やシーンに合わせて選ぶことができるようになりました。より現実的な選択としましては、１つの対策（手段）に絞らず、複数の対策を組み合わせながらコストとパフォーマンスのバランスを取っていただくことをお勧めします。

安否確認システムを基礎からおさらい（番外編）

もしもの災害に備えて、BCPの対策の一環として安否確認システム（安否確認サービス）を導入されている企業・団体でのお悩みの一つに『安否確認システムを普段どう活用するか？』があります。

意外にも『安否確認システムは災害時以外に使い道が無い』と思われているケースもちらほら。

実はこれ誤解と言いますか、まだ安否確認システムを使い慣れていない場面で起こりがちな事です。

今回は番外編として、普段から安否確認システムをどう活用かをご案内します。

[1] 防災訓練やBCP訓練で利用する（ある意味『正統派』の使い方です）

地震や気象警報による自動送信等は使えませんので、BCPの担当者による手動もしくはタイマー設定により訓練用のメッセージを一斉送信し、受信した人は本番と同様に安否状況を回答します。（設定によっては被害状況等の報告も実施）

実施の頻度としては、こまめに実施する場合は2ヶ月に1回程度、最低でも年1回は実施というパターンをよく耳にします。（年2回以上をお勧めします）
※ISOや公的な外部認証を取得している場合は、最低でも年１回以上の訓練等を実施しているかと思います。

この利用法では、安否確認の実行や回答の練習だけでなく、

事務局側（本社やBCP担当部署）の操作手順の確認や報告の練習になる。
連絡先が変更となっている従業員を発見できる。

といった効果もありますので、人事異動や入退社の頻度が多い企業・団体を中心に副次的な効果が期待できます。

訓練の場合は、単純に安否を回答してください、とするだけでなく、一部の人に限って『（被害）状況付与シート』等を渡し、回答の中に『負傷しました』や『自宅が被災し避難所にいます』等を設定すると、よりレベルアップが期待できます。（これは回答者の訓練というよりも、安否回答をもとに報告を上げる事務局側のトレーニングになります）

また、一斉同報後の経過時間毎の返信状況の確認も重要なトレーニング指標となります。

[2] 一斉連絡ツールとして利用する

災害以外での使い道になります。一斉に情報を送る、そして回答を行うという仕組みを活用します。ある意味で、便利なITツールとしての利用方法です。
手順としては[1]とあまり変わりません。ポイントは大まかに3つあります。

送信のタイミングと理由（防災やBCPにこだわる必要は一切ありません）
文面（できるだけ企業や団体で共有したい情報を載せる）
必ず回答を行う（システムに回答機能があれば利用する）

これらを踏まえますと、例として以下のようなものがあります。

新しい社内報が出ました
公開日や掲示場所、公開ページ等を案内
メッセージを受け取りましたの回答
来月の〇〇の日は・・・です
行事や点検作業等の日付や場所等を案内
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作業中の熱中症にご注意ください
作業中の注意点（熱中症）や予防法を案内
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本年度の内部監査の実施時期は・・・の予定です
内部監査の実施対象部署と日付を案内
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ワクチン接種の実施状況についての情報共有
いつ接種したかの報告
急な欠勤が発生したので、その穴穴埋め
代替勤務が可能か否かを報告

安否確認システムの機能によっては、メッセージ本文に全ての情報を書き込む必要はなく、掲示板やリンク先等に詳細な情報が公開できるものもあります。

機能をうまく活用して、情報の伝え方を工夫していただくと、実際の安否確認やその後の業務復旧や業務再開のための連絡（情報共有）にもプラスになります。

安否確認システムを利用中の企業や団体だけでなく、導入を検討されている組織でも、普段からの活用法やメリットについて意識していただけましたら幸いです。