プライムデリカ株式会社 様 - SMSによる安否確認サービス

導入を検討するきっかけは、佐賀豪雨の時だったそうですが、それ以前の災害とは何が違ったんでしょうか？

当社は食品を製造し、お客様や地域の生活に困っていらっしゃる方々に食品を届けることを使命としていますので、当初は「出勤可能な方はできるだけ出勤してください」とお願いすることしか伝えていませんでした。大雪や地震が起こったときも「こうしてください」という具体的な内容がありませんでした。
その後、全ての従業員を大切にして、個々の安全についても考えなければいけないと認識が変わりましたが、それをどうやって従業員へ伝えようかとなりました。最初は「有事の際には無理せず、まずはご自身の安全を確保してください」と伝えるリーフレットを作成し、配布しました。しかし、災害時に個々の従業員に直接「本当に大丈夫ですか?」と確認する手段はありませんでした。
リーフレットにも「安全を確保して落ち着いたら工場の固定電話へ自主的に連絡してください」と書いてあるだけでした。
しかし従業員は何百人といますので、一斉に連絡が来たら会社側がパニックになってしまいます。「連絡をください」と言いながらも、本当に困っている従業員は誰なのかを個々に掌握する術やシステムがありませんでした。
2021年の佐賀豪雨では、従業員の車が数十台水没してしまう事態が起きてしまいました。あの時は、朝には特別警報が出ているような状況であり、従業員に「今の状況では8時の出勤はしばらく待ってください」と一斉に連絡ができるシステムがあれば、無理に出勤して車が水没することを避けられたはずです。本当に会社として対応が不十分だったことを痛感し、何とかして従業員へ一斉連絡ができるようなシステムを導入しなければいけないとなったのが始まりです。

導入を検討する中で「安否確認プライム」にたどり着くまで、他のサービスも検討されましたか？

はい。メールで一斉配信するシステムは世間一般にはありましたが、メールだと従業員さんにたどり着かない。迷惑メールが多いので無視されてしまう。アドレスを頻繁に変えてしまうこともあるので、これは無理だなと思った時に「EXLINK-SMSは携帯の電話番号で一斉にショートメールを配信できます」というのをエクスリンクさんのホームページで偶然見つけました。それでエクスリンクさんにお話を伺ったのが始まりです。

ショートメールは迷惑メールが少なく開封率も高いので、従業員がストレスを感じず読むのではないかと考え「単縮URLを一斉配信して従業員がアクセスしたら回答ページが出てきてポンポンと回答したらすぐにこちらに情報が伝わってくる、その双方向のやり取りが容易にできるようなシステムがあったら良いのですが」と言ったら本当にそれをエクスリンクさんが提供してくれました。

実際に使ってみると安否確認だけじゃなく、例えば従業員の代表選挙だとか、社内アンケートを取って回答してもらうとか、いろいろ使い方があるんじゃないかと思い「そんな機能ってないですか？」と聞いたら追加で提供してくれました。
エクスリンクさんは社長さんご自身が技術的なことを熟知されているので、こちらの改善要望を聞いてタイムリーに追加開発していただけるので、その対応に感謝しています。

アンケート機能を選挙で使おうと思ったのは尾瀬さんの発案ですか？

そうです。従業員は各事業所に分かれていて、多いところでは1,000名近くいます。
このため、代表者選挙以外のアンケートでも「安否確認プライム」を使っています。例えば長時間労働をした従業員に「従業員面談を希望しますか？」という意思確認をいままでは紙で確認していたのですが、やはり24時間稼働している中で顔をあわせるタイミングがある方、ない方がいますので非常に効率の悪い業務でした。このように安否確認だけじゃなく、業務連絡網として従業員からの回答を促すような使い方でも利用しています。
回収率は、以前は5割程度でしたが、今は紙とSMSのハイブリッドでかなり効果は上がっています。正社員は、ほぼ全員回収できています。他の従業員も「安否確認プライム」で5割、紙で3割の合計8割が回収できています。多くのメンバーに漏れなく伝えるには非常に良いシステムだと思っています。

一斉配信に変えてから、レスポンスに変化はありましたか？

そうですね。うまく使いこなされている方々からのレスポンスはかなり早くなりましたし、紙で返してくれない層もショートメール見て「あ、回答しないと」となっています。

それまでは5割届くか6割くらいの回収率だったんですけが、今は紙とメールのハイブリッドでかなり効果は上がったんじゃないかなと思っております。社員に関しては感覚的にほぼ回収できますし、従業員に関しましては「安否確認プライム」を使っての回収が大体約5割、紙で3割の合計8割になっています。

御社では多くの方が働いておられますが、安否確認の周知や操作方法のレクチャー、実際の訓練はどのように行われていますか？

導入当初は4カ月に1回の頻度で、各工場で安否確認訓練を実施していました。
訓練をやるにあたっては、使い方をまとめたものを本社で作り各工場に送っています。内容としては「携帯電話に『プライムデリカ』の差出名でショートメールが届きます。記載されているURLをタップして出てくる画面から各自の安否を回答します。「無事」「怪我をした」「出勤可能」「出勤不可能」などの選択肢から選んで、必要であれば最後にフリーメッセージを記入して送信してください」といったものです。
さらに外国の方に向けては、訓練内容を各言語に翻訳して掲示してください、と指示しています。

その方法で訓練や操作を問題なく理解していただけましたか？

はい。ただ実際に何かがあったときに「あー（配信されたSMSを）見ておけばよかった！」と後から気づく方は、やはりいらっしゃいます。
去年、熊本工場で「台風が接近しているので今夜の操業は中止します。出勤はしないでください。」という内容でショートメールを一斉配信しましたが、大嵐の中で出勤した方がいました。次からは意識して見ていただけるようになりますが…。
人それぞれ認識の差がありますので、会社から我慢強く呼びかけていくしかないと思っています。定期訓練の前には「今度いつ訓練がありますから、こういう形で返信してください」といった案内を各部署で徹底周知しています。

外国の方にはSMS（ショートメール）以外の方法で対応されていたとの事でしたが

当初、技能実習生や留学生たちは、なるべくお金がかからないように携帯電話の電話番号は契約せず、通話なしのデータ通信専用の契約のみで利用していました。SNSを使って海外にいる家族とやり取りをするのです。なので、そういうショートメールを利用できない人達に対しては、お知らせや安否確認の連絡は各工場にいる通訳役のインストラクターからSNSで一斉に連絡し、回答をもらう方法でした。しかし、技能実習生や留学生の比率がどんどん増えているので、結局インストラクターへの負担が大きくなってしまう。また、もしインストラクターが不在であれば安否確認ができなくなってしまう。そこで「何とか普通のメールでも一斉配信できないですかね？」とエクスリンクさんへ問い合わせました。
SNSのアカウントを作る上でメールアドレスは必要ですので、彼ら全員がメールアドレスを持っていることは事前に分かっていましたので。エクスリンクさんに相談したら直ぐに対応してくださって、メールアドレス併用でも利用できるようになりました。

現在何カ国語ぐらい使われていますか？

英語、ベトナム語、ポルトガル語、ネパール語、インドネシア語です。従業員名簿登録をするときに、何語で送りますと選択できるようになっています。

配信機能の中に掲示板がありますが、使われていますか？

システムとしてあるのは知っていますが、実際に使う場面はまだないですね。
運用に慣れてきて実際に災害で出勤停止となれば、従業員さんが「ここは土砂崩れだよ」というようなことを投稿してくださると思いますが、まだそこまでは使いこなせていないですね。

最近では、いつ「安否確認プライム」を使われましたか？

9月1日の防災の日に合わせて、全社一斉に訓練を実施しました。以前は年に3回訓練を行っていましたが、ある程度認知もでき、工場側の負担もありましたので、今年からは防災の日に合わせた一斉訓練を実施するようになりました。
それ以外にもNDF（日本デリカフーズ協同組合）でのBCP訓練が年2回、5月と11月にありまして、そちらの訓練でも「安否確認プライム」を使って実施しております。

地震の自動発報以外に、例えば台風の場合はいかがですか？

365日24時間続けて食品を生産していますので、可能な限り商品の供給を続けたいですから、最後の最後まで台風の進路を見極めて、もうこれは無理！というところで「止めてください」と出します。「危険が迫っているのでやむ無くここで生産を停止しましょう」となりますので、やはりギリギリにならざるを得ないんです。そういう時こそ、このシステムが役立ちます。従業員さんがすぐに工場の状況を確認できるからです。これを電話でやると繋がらないし、何百人もいれば実際には無理ですね。

「地震がこのくらいのレベル（震度）になったら配信しよう」というのは決めていますか？

安定確認プライムはその機能があるんですが、弊社においてはその機能は今のところ、使っていません。
なぜかというと弊社は全国に分散していますので、例えば宮崎工場で大地震となっても、こちら（相模原）のほうは生きてます。ですのでよく状況を見て、これは安否確認したほうがいいとなったところで、生きてるところから配信すれば大丈夫なんです。

尾瀬さんの様々なお考えの結果、今の形になっていったと思いますが、他にも使ってみて実際に良かったなと思うことはありますか？

回答結果の集約作業が実務的に大変なんですが、「安否確認プライム」ですと自動で回答結果の集約をしていただけます。また、回答した時間ごとの回答率も容易に出せますし、部署別に何人から応答がないとか、そういう集計作業を自動でやっていただけるのがすごく助かっています。
それから、管理画面にマニュアルがありますが、非常に緻密な内容で、ページ数はなんと249ページもあるほどで。
確かにボリュームはありますが、操作方法や設定内容を非常に細かく書いていただいているので、電話で問い合わせるよりも、マニュアル上で検索して見ればある程度理解できるようになっているのがすごく助かっています。