災害時の初動を最短に。「安否確認プライム」で自動的に従業員と入居者の生存確認をできることが安心につながります。
株式会社サンウェルズの髙安健治様に「安否確認プライム」の導入に至った経緯や、サービスを利用して良かったところなどのお話をお伺いしました。
コーポーレート本部 総務部総務課 課長 髙安健治 様| 社名 | 株式会社サンウェルズ |
|---|---|
| 事業内容 | パーキンソン病専門ホーム（PDハウス）の運営 医療特化型住宅の運営 認知症対応型共同生活介護（グループホーム）の運営 通所介護（デイサービス）の運営 居宅介護支援 福祉用具事業 加圧トレーニング事業 |
| Webサイト | https://sunwels.jp/ |
| 導入の決め手 |
|
システム導入を検討したきっかけは何ですか？
弊社は介護事業の会社ですが「介護事業社はBCPの計画を作りなさい」という厚労省からの通達のなかに安否確認も重要事項のひとつとして入っていました。
以前は電話やメールなどのアナログで行っていましたが、実際に災害が起こった時を想定すると時間はかけられないだろうということで、より効率的に安否確認作業を行うことを考え、システムの導入を検討しました。
アナログ手段を用いていた当時の具体的な流れを教えて下さい
もともとは、施設長から主任→副主任…と枝葉状に確認していく経路図のようなものを作り、それをシステム化としていました。
基本的には各施設単位で安否確認を行う形です。
何年くらい前のお話でしょうか？
この仕組みはデイサービスが始まった2006年当時からありまして、私が携わったのは10年前からですが、当時もこういったアナログな方法でした。
「安否確認プライム」導入のきっかけや、決め手に辿り着くまでを教えてください
私は現在の仕事に就く前はWebサイト制作の仕事をしていたのですが、その経験から、安否確認はショートメールが一番到達率も回答率も高いだろうという見当はついていました。 それで、ショートメールを配信できるサービスの中でどれが一番いいかなと調べた結果、エクスリンクさんの「安否確認プライム」に辿り着きました。
実は現在も「安否確認プライム」以外のショートメール配信サービスを他の業務で使っています。
ですが「安否確認プライム」は災害が起きた時、自動で指定エリアに発信することに特化していて、管理画面の遷移も見やすいので非常に使いやすいです。自動発信ができないと自分たちが手作業で行わないといけませんが、その作業をする側も災害にあってしまったらできません。自動で配信してくれるというのが、決め手になりました。
「安否確認プライム」を導入したのはいつ頃ですか?
2024年の4月から5月頃には使える状態でしたが、「安否確認プライム」を使ってちゃんと訓練としてまわり出したのが去年の秋ぐらいで、いまやっと1年経つかなって感じです。
1年間訓練されてきて、だいぶ使い慣れましたか？
そうですね。基本的にはほぼ毎月、訓練を実施してます。
いま従業員が3500名ほどいますが、回答率でいうと毎回48時間以内で91%ぐらいはいってます。最初の半日〜12時間ぐらいで6〜70%。24時間で85％、48時間で91〜2%ぐらいですね。
導入当初は、使い方のレクチャーや訓練の周知はどのように伝えていましたか？従業員が3,500人もいるとなかなか難しいと思いますが
A3くらいのフローチャートを独自に作りました。
1枚の半分が従業員側、半分が管理者側にして従業員側は「ショートメールが届くのでリンクをクリックして、フォームで回答してください」をビジュアル的に理解できるようにしたものです。
管理者側はログインして自施設の回答率がどれくらいかとか、回答できていない方にもう一回打診する方法などを書いて案内しました。
今も新規施設がだいたい月に1つ開設するようなペースですが、1施設に従業員が70名ほどいるので毎月50〜70名の方が入社されます。その方々には施設長から朝礼などで事前に「安否確認の訓練を行うため、メールで案内するので答えてください」と伝えている思います。
こちらから特に案内をしなくても、毎回90%の開封率は維持できてるかな。
訓練を経て、実際に配信されたことはありますか？
震度5弱エリア以上は自動で配信されるようにしていますが、幸い実際に配信されたことはないです。
では現在は訓練ベースですが、導入して得られた効果は？
やっぱり効率が上がったことです。
アナログの問題は非効率さや、人的・時間的な問題でしょうか？
そうですね。
実際に災害があった時も同じようなアンケート内容になると思いますが、まず自分自身が大丈夫か、家族が大丈夫か、自宅が大丈夫か、出社ができるか、それからその他あれば…ということをひとりひとりに聞こうとしたら時間がかかるところ、アンケートをバッと配ればその回答がすぐ集まる。誰が今出社可能か見えるのは、まさにBCPの「ビジネスの継続」という点において今働ける人をすぐ集める・最短で確認ができるシステムになっているんじゃないかなと思います。
あとは、手間になる集計が短時間でできるのがいいですね。
地震以外で、台風などの想定もされてますか？
機能があるのが知っていますが契約はしていません。
ただ、九州にも施設がありまして、九州は水害・台風災害が起きるのでエリア部長からは「自動じゃなくていいから手動でも安否確認メールを流す方法を案内してほしい」という希望は来ていますね。
掲示板やマンケート機能はお使いですか？
使う検討もしましたが、今ところは使っていないです。
操作マニュアルはどうですか？
操作に慣れてきたので使いにくさはありませんが、公開されているマニュアル自体のボリュームが多くて。アンケートに回答するだけなら直感的に操作できますが、運用する側としては多少読み込まないと使えないかな。
とはいえ、分かりやすいインターフェースになっていると思います。
新たに欲しい機能はありますか？
毎月入退所する従業員がいるので、そのため登録情報の修正を手作業でやっています。ただ月に100名を超える入力なのでなかなかの手間です。また、従業員の施設間異動も発生するので所属変更などもしないといけません。人事から情報はもらいますが、これをAPIで連携できて一括で変更できれば手間が減らせるなと思います。
これから安否確認プライムを使って、してみたいことはありますか？
社内でグループウェアを使ってるんですがアカウントが一部管理部門と施設長、役職者くらいまでしか発行していなくて、全従業員分発行していません。安否確認プライムには全従業員の情報があるので、全従業員に案内を出したいときに使えるかなと思っています。
それから、掲示板に画像もあげられるので、有事の際は現地施設の様子を伝える連絡ツールとしても使えるだろうなと思います。
導入して良かったことはどんなことですか？
やっぱり自動で短時間に安否確認ができるというのが一番良いですね。
いざというとき、初動で従業員と入居者さんの生存確認が一番最初にいると思うので、それをある程度自動でできるっていうのは安心です。
あと「安否確認プライム」自体が他社のショートメールサービスより1通あたりの配信料が3円ぐらい安いのも良かった点です。
他のシステム、たとえばAPIと連携ができることが分かっているので、先程のように社内で使ってる人事システムから従業員の情報を取ってきて自動で安否確認システムに入れたいなって思いながら、将来的にはそういうこともできるっていうAPIの公開もされているのも良い点ですね。